Прошла защита первых проектов по бережливому управлению по программе «Эффективный город»
Сегодня, 11 августа 2022 г., в Администрации Великого Новгорода по проекту «Эффективный город» прошла защита первых пяти проектов из общего списка (всего 23 проекта по бережливому управлению, иницировано 25 проектов), а именно:
- Оптимизация процесса предоставления муниципальной услуги по передаче в безвозмездное пользование муниципального имущества (личный проект врио заместителя Главы администрации Елены Медеевой);
- Оптимизация процедуры зачисления в образовательную организацию (проект комитета по образованию);
- Оптимизация документооборота в процессе подготовки спортивных мероприятий в рамках реализации ежегодного календарного плана (проект управления по физической культуре и спорту);
- Оптимизация процесса перераспределения земель и (или) земельных участков, находящихся в государственной или муниципальной собственности, и земельных участков, находящихся в частной собственности, в соответствии со схемой расположения земельного участка (проект комитета по управлению муниципальным имуществом и земельными ресурсами Великого Новгорода);
- Оптимизация процесса разработки эскизных проектов благоустройства общественных пространств (личный проект заместителя Главы администрации Ольги Павловой).
Заказчиком проектов является исполняющий полномочия мэра Великого Новгорода Владимир Еремин. Руководителем и координатором проектов по бережливому управлению администрации Великого Новгорода — Дарья Каменева.
На защите присутствовали заместитель руководителя Администрации Губернатора Новгородской области Илья Борцевич, начальник Управления Администрации Губернатора Новгородской области по развитию госуслуг Юлия Кононова, консультант и руководитель проекта АО «Производственная система «Росатом» Александр Евдокимов, представители муниципальных образований области, Администрации Великого Новгорода.
«Первопроходцами по защите плана мероприятий является Администрация Великого Новгорода. Если программа «Бережливый регион» существует и реализуется в органах исполнительной власти несколько лет, то в органах муниципальной власти — только в этом году. Надеюсь, все ваши проекты будут успешными. При защите будут внесены коррективы. Как проекты реализуются на практике с теми целями, которые мы сегодня обсудим, мы увидим только в конце года», - сказал заместитель руководителя Администрации Губернатора Новгородской области Илья Борцевич.
На защите были представлены текущие, целевые и идеальные карты процессов, а также планы мероприятий по реализации 5 проектов.
Руководитель рабочей группы проекта Марина Воробьева, первый заместитель председателя комитета по образованию во время презентации рассказала о проблемных точках текущего состояния процесса приемной кампании, а именно: неравные условия подготовки и подачи заявления на зачисление ребёнка в школу по времени, большое количество персонала, задействованного в процессе обработки единого реестра заявлений (дубли), отвлечение штатных сотрудников от основного вида деятельности для информирования родителей о статусе заявления, длительное ожидание получения обратной связи о результате предоставления услуги, необходимость вручную выстраивать реестр заявлений, а также отсутствие возможности отправить одно заявление на одновременно рожденных детей. Для того чтобы сократить срок предоставления муниципальной услуги (сейчас минимум 3 месяца) и оптимизировать все процессы до идеального (с 4 месяцев до месяца) был выработан план мероприятий: исключить заявления-дубли, верификацию документов заявителя, информировать родителей о статусе заявления электронным способом, автоматизировать составления единого реестра заявлений, расширить спектр льготных категорий граждан, изменить срок подачи заявления для льготных категорий граждан. Составили идеальную карту процесса: исключить заявления-дубли (СНИЛС), выполнять верификацию документов заявителя (СМЭВ), информирование родителей о статусе заявления через Портал Госуслуг, выстраивать автоматизированный единый реестр заявлений через АИС «Контингент».
«Сейчас родители близнецов не могут подать одно заявления на двух детей. Есть риск не предоставление второму ребенку места. Мы обратили на это внимание, посмотрели, какие механизмы есть, чтобы учить их вместе, учли в проекте эту составляющую, - рассказала Марина Воробьева. - В карте идеального состояния процесса мы сокращаем время зачисления детей с 90 дней до 3 дней с использованием всех электронных технических ресурсов. Идеальная картина, это когда портал Госуслуг уведомляет родителей при достижении ребенка определенного возраста, что он может подать заявление в образовательное учреждение таким то способом в такое то время. И родители заявляются на эту услугу — пишет заявление. Затем формируются пакет документов через систему межведомственного взаимодействия. Из разных источников автоматически выстраивается реестр заявлений с учетом льготной категории детей».
По карте идеального состояния процесса «Оптимизация процедуры зачисления в образовательную организацию, о статусе заявления и о зачислении (или отказе) ребенка» родители также узнают через портал Госуслуг.
Все 5 проектов команды Администрации Великого Новгорода защитили. Руководители проектов и рабочих групп ответили на все вопросы присутствующих и рассказали, какие мероприятия проводятся, чтобы приблизить процесс идеального состояния в своих направлениях.
«Готовится стратегия развития Администрации Великого Новгорода. Будет произведена инвентаризация всех процессов, которые связаны не только с муниципальными услугами, но и с внутренними процессами, в том числе устройство на работу, отпуска, переводы. Это все нужно оптимизировать. Будем этим заниматься. Все сектора и комитеты эту работу должны провести в короткий срок, - сказал консультант и руководитель проекта АО «Производственная система «Росатом» Александр Евдокимов. -Дальше курирующие заместители должны отобрать из них приоритетные проекты, которые необходимо будет реализовать. В эту работу будут вовлечены все, и у нас все получится».
Напомним, Великий Новгород принимает участие в реализации программы по повышению эффективности органов власти за счет внедрения принципов и методов бережливого производства в их деятельность, а также оптимизации процессов «Эффективный регион». Программа реализуется в по инициативе губернатора Новгородской области Андрея Никитина. Поддержку осуществляет Государственная корпорация по атомной энергии «Росатом». Администрация Великого Новгорода – первый муниципалитет, где решено опробовать принципы бережливого управления. А Великий Новгород станет площадкой для запуска проекта «Эффективный город» в рамках программы «Эффективный регион».
Добавим, что предварительно в мэрии в течение месяца была проведена работа по определению тем проектов по оптимизации управленческих процессов и оказания муниципальных услуг из числа наиболее приоритетных, важных, востребованных процессов для города и подразделений Администрации Великого Новгорода. В течении месяца рабочие группы совместно с консультантом от ГК «Росатом» Александром Евдокимовым составляли карты текущего состояния выбранных процессов согласования документов между ведомствами. Выявляли проблемы процесса выдачи готовых документов гражданами, потери. Находили решения по повышению качества услуг и по прозрачности организации этой работы внутри подразделений. Были разработаны текущая карта процессов, намечены идеальная и целевая карты процессов с планами мероприятий комитетов и управлений, муниципальных учреждений и ресурсоснабжающих организаций и предприятий по их достижению.
Источник: Администрация Великого Новгорода
